איך לארגן אירוע להרבה אנשים? – הסעות, אוכל ואטרקציות

מארגנים אירוע רב משתתפים ומתלבטים על ענייני הלוגיסטיקה? איך להזמין הסעות? מה לעשות עם האוכל? ואיזה אטרקציה תתאים? הכל תלוי באופי האירוע, גיל המוזמנים והכמות, אבל כן תוכלו למצוא מספר טיפים כלליים שיעשו לכם סדר, במאמר שלפניכם.

 

הקשר שבין האירוע לבין בעלי המקצוע

בין אם מדובר בכמה עשרות ובין אם ביותר מזה, הפקה של אירוע עשויה להיות מלחיצה, ולפעמים אנחנו מרגישים שאנחנו צריכים עזרה. במיוחד עבור מקרים כאלה, בעלי מקצוע שונים זמינים עבורנו ורוצים שניעזר בשירותים שלהם על מנת להפוך את האירוע שלנו לשמח, מוצלח, בטוח ומהנה. לכל אחת מההתלבטויות שלנו סביב האירוע, יש גורם מקצועי שיוכל לתת לנו מענה הן בשלב הארגון והתכנון והן בשלב הביצוע עצמו.

 

הסעות

לפני הזמנת הסעה לאירוע, התייעצו עם חברת הסעות והסבירו לה את הצורך שלכם. חברה שמתמחה בתחום של הסעות לאירועים תוכל לסייע לכם להתאים את החבילה הנכונה לאירוע שלכם, בהתאם למסלול הנסיעה, היקף התקציב, מרחק הנקודות וכמות האורחים וגילם. אירוע בר מצווה שבו האורחים חסרי רישיון, שונה ממסיבת רווקות שבה אולי יש לאורחות רישיון, אבל הן לא רוצות לנהוג. בשני המקרים תזדקקו להסעה, אך בכל אחד מהם באופן קצת שונה.
התייעצו עם נציגי החברה על נתיבי הנסיעה ובקשו מחיר הוגן ואטרקטיבי, כך שתוכלו להבטיח שכל האורחים יגיעו בטוחים ובזמן.

 

אטרקציות וקונספט

כשמדובר באירוע רב משתתפים, קשה לקלוע לקונספט אחד שכולם יתחברו אליו, ומומלץ לנסות ולמצוא אטרקציה או קונספט שידברו לכמה שיותר אנשים.
אם בחרתם להזמין אמן חושים, סטנדאפיסט או כל מפעיל אחר (וכן, יש גם מפעילים למבוגרים), תשאלו את עצמכם האם אחוז רחב מהאורחים ייהנה מההפעלה.
ניתן גם לבחור באופציה של "אירוע קונספט" – החל ממסיבת תחפושות ועד למסיבת בריכה, מאירוע בחוף הים הכולל תפאורה בהתאם ועד להשכרת אולם אירועים והזמנת DJ שיקפיץ את האווירה.

 

אוכל

בכל הקשור להזמנת אוכל לאירוע גדול – השאירו את זה למקצוענים. התייעצו עם שף פרטי או שירות קייטרינג, בהתאם לתקציב, ובחרו ביחד את הקונספט המתאים עבורכם. יש להתחשב גם בסוג האוכל – ארוחה בשרית, חלבית, קונספט איטלקי או אסיאתי וכו', וכן בצורת ההגשה – שולחן שוק, לדוגמה, או הגשה אמריקאית.
זכרו שבאירוע רב משתתפים עולה הסיכוי לאורחים עם התניה ספציפית לסוג המזון, ויש לתת מענה לכולם ולכן. לדוגמה, טבעונים, רגישים ובעלי אלרגיות, מקפידי כשרות גלאט וכו'.

 

צילומים

לא לשכוח את הצלם! באירוע שמח ובלתי נשכח האורחים רוצים מזכרת קטנה. אל תשכחו להזמין צלם, כזה שיבטיח גם צילום וידיאו וגם תמונות. אם בתקציב תוכלו להרשות לעצמכם צלם מגנטים או צילום ייחודי (לדוגמה, באמצעות רחפן), הרעיון מומלץ ביותר!

חשבו מראש על כל הדברים שתרצו שיהיו באירוע, התייעצו עם בעלי המקצוע, התאימו לתקציב ולשאיפות שלכם – ובהצלחה! וכמובן, מזל טוב!

 

כלי רכב

אולי יעניין אותך גם

שני מוחות
אומן טלפתיה מומלץ

בשנים האחרונות הולך וגובר הביקוש לאומני טלפתיה, מנטליסטים אומני חושים וכדו'. אומנים אלו עורכים הופעות בסגנונות שונים ולקהלים מגוונים, ובכולם הקהל נותר פעור פה ונדהם.

קראו עוד »